alles um den Fahrtschreiber
· nur die neuen Vorschriften erfüllen
· Fahrer selbst archivieren lassen
· Filialen anbinden
· Fahrer sind lange unterwegs
· Ich fahre für verschiedene Firmen
· Ich bin selbständiger Subunternehmer
· Tachoscheiben und Fahrerkarten auswerten
· Lenk- und Ruhezeiten überwachen
· Wir haben ein Online-Netzwerk
· In-Haus-Netzwerk einrichten
· Nur Tachoscheiben auswerten
· Nur digitale Daten auswerten
· Daten exportieren
· erst mal ausprobieren
In "die neuen Vorschriften" haben wir zusammengefaßt, was alles auf Sie zukommt. Wenn es Ihnen darum geht, nur diesen Vorschriften gerecht zu werden (das aber richtig), bieten wir Ihnen folgende Lösung an:
1. Einen Downloadkey
Sie brauchen einen - Sie kommen (zusammen mit der Unternehmenskarte) gar nicht drum herum. Für diesen Zweck empfehlen wir Ihnen den Downloadkey von ViP, weil er 2 Vorteile hat: Er hat eine auswechselbare Speicherkarte und hat eigene Tasten für gezieltes (und schnelles) Herunterladen entweder für Fahrerkarten oder den Fahrtschreiber. Z.B. dauert das Kopieren einer Fahrerkarte nur 1 1/2 Minuten.
Ganz streng genommen könnte Ihnen das sogar (den gesetzlichen Anforderungen nach) reichen, wenn Sie allein sind und diese Daten dann auf Ihren PC kopieren, entsprechende Archive anlegen, darauf achten, das nichts überschrieben wird, Kopien davon machen, die Daten auf der Speicherkarte löschen und und ... Einsehen können Sie diese Daten allerdings nicht - und wir empfehlen Ihnen eine solche Fummelarbeitsweise auch nicht. Stellt eine Kontrolle nach 1 Jahr fest, daß Daten fehlen, haben Sie ein ernstes Problem.
2. Ein Archivierungsprogramm
mit dem Sie alle Daten richtig archivieren. Hier empfehlen wir Ihnen das Archi-Easy: Daten einmal im Monat in Fahrerkarten- und Fahrtschreiber-Archive überschaubar speichern, ansehen und drucken können. Sie brauchen nicht einmal einen Kartenleser (ist aber optional zu haben).
3. Eine Downloadstation
Eine Alternative zum Donwloadkey ist die Downloadstation, wenn Sie mehrere Fahrer haben und den Download der Fahrerkarten nicht immer über den Fahrtschreiber machen wollen: Sie kann im Fahrer-Raum einfach an die Wand gehängt werden, so wird kein Termin vergessen.
Das soll im Fahrer-Raum, an der Pforte oder sonst wo geschehen, wo die Fahrer sich aufhalten oder wo sie außerhalb von Bürozeiten vorbei kommen? Nehmen Sie hierzu das Fahrer-Modul, das genau für diesen Fall geschaffen wurde: Ein eigenständiges Programm (der PC hängt am Netz, die Datenbank ist auf dem Server). Es sind weder Tastatur noch Maus vorhanden (jedenfalls nicht nötig), es sollte aber ein (kleiner) Bildschirm verfügbar sein, auf dem der Fahrer beim Einstecken seiner Fahrerkarte den "Arbeitsfortschritt" sieht (und die Karte nicht zu früh herausnimmt) und auch die Stammdaten seiner Karte sehen kann. Der Fahrer macht also nichts weiter als seine Fahrerkarte einstecken und wieder herausnehmen, das Archivieren erfolgt automatisch. Die Übernahme der Daten in die Datenbank erfolgt am nächsten Tag im Rahmen es normalen Programmablaufs.
Dieses Fahrermodul kann mit allen DIASCAN- digi+ Programmen kombiniert werden, es kann sogar in einer Filiale am Netz hängen (vorausgesetzt das Netzwerk ist schnell genug).
Diese Möglichkeit gibt es auch, wenn Sie noch mit Tachoscheiben arbeiten: Die Fahrer scannen im Fahrer-Raum ihre Scheiben selbst: Fahrermodul Scheibe.
Wir sprechen hier nicht von Tachoscheiben, denn die können Sie einfach in die Zentrale schicken, sondern wir meinen die Probleme, die auftauchen, wenn Sie digitale Fahrtschreiber bekommen: Haben die Filialen mit der Zentrale ein schnelles Netzwerk (100 Mbit/s), können alle Programme als Cient-Server installiert werden. Das meinen Sie aber hier wahrscheinlich nicht, sondern: Das schnelle Netzwerk ist hier nicht vorhanden.
1. Die Filialen müssen archivieren, haben aber keinen PC
müssen alsoFahrtschreiber und Fahrerkarte kopieren, weil weder Fahrzeuge noch Fahrer in die Zentrale kommen. Nehmen Sie hierzu den Downloadkey von ViP: Die Filiale kopiert Fahrtschreiber und Fahrerkarte auf die Speicherkarte des Downloadkeys (Unternehmenskarte ist erforderlich), schickt sie in die Zentrale und Sie lesen die Daten auf Ihrem Zentral-PC ein.
2. Die Filialen müssen archivieren und haben einen online-PC
der mit dem Server verbunden ist. Nehmen Sie in diesem Fall Tele-Archi: Die Fahrer stecken Ihre Fahrerkarte in den Leser und die Daten werden unmittelbar ins zentrale Archiv auf dem Server überspielt. Auch Daten vom Downloadkey werden von Tele-Archi sofort ins zentrale Archiv geschickt. In der Zentrale auf dem Server sammelt der Data-Merger diese Daten ein und stellt sie zum Einspielen in die Datenbank bereit.
3. Die Filialen sollen zwar selbst archivieren
Sie brauchen aber die Fahrer-Daten in der Zentrale. Geben Sie den Filialen ein Archi-FK und ein Synchronisationsmodul. Mit diesem Datenbank-Programm können Fahrerkarten und Fahrtschreiber-Daten professionell archiviert werden, alle gesetzlichen Anforderungen sind erfüllt und der Filialleiter kann alle Daten einsehen. Das Synchronisationsmodul (in der Filiale) kopiert alle (neuen) Daten der Datenbank auf einen Datenträger (z.B. USB-Stick), den Sie in der Zentrale (mit dem dortigen Synchronisationsmodul) in die zentrale Datenbank einlesen und verarbeiten.
5. Der Filial-Leiter ist für die Disposition selbst verantwortlich und ist nicht online
Sie brauchen aber alle Daten in der Zentrale. Dann braucht die Filiale ein Archi-Kon und ein Synchronisationsmodul. Mit diesem Datenbank-Programm können Fahrerkarten und Fahrtschreiber-Daten professionell archiviert werden, alle gesetzlichen Anforderungen sind erfüllt und der Filialleiter kann alle Daten einsehen und die Lenk- und Ruhezeiten überwachen. Das Synchronisationsmodul (in der Filiale) kopiert alle (neuen) Daten der Datenbank auf einen Datenträger (z.B. USB-Stick), den Sie in der Zentrale (mit dem dortigen Synchronisationsmodul) in die zentrale Datenbank einlesen und verar-beiten.
6. Der Filial-Leiter ist für die Disposition selbst verantwortlich und ist online
aber die Verbindung ist zu langsam für Real-Time. Sie brauchen aber alle Daten in der Zentrale. Dann holen Sie in der Zentrale (zeit- und programmgesteuert) mit dem Kommunikationsmodul die (neuen) Daten (der Datenbank) der Filiale (der Filialen) über die Leitung ab und pflegen sie in die zentrale Datenbank ein. Der Vorgang kann auch umgekehrt laufen: die Filiale sendet die Daten in die Zentrale.
7. Was machen Sie in der Zentrale?
Sie brauchen irgendein Datenbank-Programm. Wenn Sie absolut nicht weiter auswerten wollen, dann reicht Ihnen ein Archi-Kon. Brauchen Sie aber eine Auswertung der Daten, schauen Sie am besten in den Leistungsumfang der Programme Version Easy oder Version Light oder der Vollversion
Sie möchten ein Programm bestellen? Im Shop!
und kommen nicht rechtzeitig in die Zentrale, um z.B. die Fahrerkarten zu archivieren? Geben Sie Ihren Fahrern einen Downloadkey von ViP und eine Unternehmenskarte mit: Sie kopieren damit (nur) ihre Fahrerkarte auf die integrierte Speicherkarte (das dauert weniger als 2 Minuten). Wenn Sie die Daten brauchen, schicken die Fahrer Ihnen die Speicherkarte zu - das könnte auch z.B. wöchentlich geschehen, wenn Sie die Daten auswerten möchten. Es können auch mehrere Fahrer auf dieselbe Speicherkarte kopieren.
...und will den Firmen von dem Fahrzeug nur die Daten übergeben, die auch diese Firmen betreffen, das heißt Daten nur für die Tage, an denen ich für sie gefahren bin. Nehmen Sie hierzu das Programm Archi-Mobile und installieren da auf Ihren Laptop. Mit gesteckter Unternehmenskarte (die brauchen Sie hierzu) kopieren Sie nur die Daten "seit dem letzten Download" in das Fahrtschreiber-Archiv und kopieren diese Datei auf z.B. einen USB-Stick. Machen Sie das immer, bevor Sie für eine andere Firma fahren, haben Sie die Daten sauber getrennt. Ihre Fahrerkarte kopieren Sie nicht mit - die geht nur Sie etwas an. Achten Sie nur darauf, daß die kleinste Einheit 1 Tag ist (von Uhrzeit bis Uhrzeit aus dem Fahrtschreiber kopieren ist nicht möglich).
Sie müssen die Daten von Fahrtschreiber und Ihrer Fahrerkarte archivieren, da kommen Sie nicht drum herum. Aber machen Sie´s so einfach wie möglich: Nehmen Sie hierzu die Programm-Kombination Archi-Mobile (auf Ihrem Laptop) mit Archi-Easy und kopieren einmal im Monat Fahrtschreiber und die gesteckte Fahrerkarte (Ihre Unternehmenskarte muß ebenfalls gesteckt sein).
Sollte Ihr Auftraggeber Daten von Ihnen fordern (für die Zeit, die Sie für ihn gefahren sind), geben Sie ihm nicht Ihre Fahrerkarte, denn dort sind Ihre sämtlichen Aktivitäten der letzten Monate gespeichert. Kopieren Sie in Archi-Mobile nur die in Frage kommenden Tage ins Fahrtschreiber-Archiv und diese Datei auf z.B.einen USB-Stick - dann bekommt der Auftraggeber wirklichnur die Daten, die ihn betreffen.
Hierfür nehmen Sie je nach Ihrem Anforderungsprofil die Light-Version oder die Vollversion von Dia'Scan-digi+. Beide Programme können analog und digital auswerten.
Sie wissen: Auf der Fahrerkarte sind die letzten Monate (des Fahrers) gespeichert [tatsächlich kann über ein Jahr gespeichert sein], im Fahrtschreiber das letzte Jahr (aller Fahrer; und auch das ist nur ein Minimal-Wert) - und zwar jede noch so kleine Aktivität. Das bedeutet: Bei Kontrollen steht (ganz im Gegensatz zu früher!) ein großer Zeitraum "zur Einsicht" offen. Deswegen: Lassen Sie sich nicht überraschen - kontrollieren Sie lieber vorher mit dem Kontrollmodul. In Archi-Kon (wenn Sie nur archivieren und kontrollieren wollen) ist es enthalten, in der Light-Version können Sie es dazu wählen, in der lversion ist es ebenfalls enthalten
Verfügen Sie über ein Real-Time-Netzwerk (>100 Mbit/s), installieren Sie (alle) Programme so, daß sie auf die zentrale Datenbank zugreifen. Dabei haben Sie die Freiheit, jeden Arbeitsplatz so zu konfigurieren, wie Sie ihn brauchen. Dafür ist die modulare Struktur von DiaScan- digi+ auch gedacht.
Sämtliche Programme - ob Archivieren oder Auswerten - sind client-server-fähig. Es können beliebig viele Arbeitsplätze angeschlossen werden. Auch in der Zahl der Firmen (wenn mandantenfähig), der Fahrer und Fahrzeuge gibt es keine Begrenzung. Sie erwerben für jedes Programm oder Modul eine Lizenz, wobei es in der Regel nicht entscheidend ist, von welchem Arbeitsplatz welches Programm aufgerufen wird. Sind Fragen zur Organisation? Bitte kommen Sie auf uns zu.
Wenn Sie vorläufig noch von digitalen Fahrtschreibern verschont geblieben sind und wollen nur Ihre Tachoscheiben auswerten, haben Sie - je nach Anforderung, die Sie an die Auswertung stellen die beiden Programme zur Verfügung: Die Light-Version oder die Vollversion von diaScan-digi+. Trotzdem ist es beruhigend zu wissen, daß beide Programme grundsätzlich auch Fahrerkarten auswerten können. Sie müßten bei Bedarf später also absolut nichts mehr hinzukaufen und können mit demselben Programm beides.
Wenn Sie keine analogen Fahrtschreibern (mehr) haben und sich ganz auf die digitalen Fahrtschreiber konzentrieren können, haben Sie - je nach Anforderung, die Sie an die Auswertung stellen - die beiden Programme zur Verfügung: Die Light-Version oder die Vollversion von DiaScan-digi+ Trotzdem ist es beruhigend zu wissen, daß beide Programme grundsätzlich auch Tachoscheiben auswerten könnten. Sie müßten bei Bedarf später also nur den Scanner hinzukaufen und können dann mit demselben Programm beides.
Weil die Daten entweder in der Lohnbuchhaltung gebraucht werden oder aber weil Sie in Excel damit die unterschiedlichsten Auswertungen machen wollen. Nehmen Sie die hierzu die Vollversion des Programmes DIASCAN-digi+. Es hat einen Datenexport in einem (wählbar) ASCII-Format oder XML-Format. Der Export ist so komfortabel, daß er z.B. in Excel direkt geöffnet werden kann.
Dann laden Sie sich die Demo-CD herunter (mit fast allen Programmen drauf).
Auf jeden Fall wünschen wir Ihnen: